Velkommen til Tolkdanmarks informationsside om databeskyttelse

Tolkdanmark er i fuld gang med de sidste forberedelser inden den nye persondataforordning, også kendt som GDPR (General Data Protection Regulation), træder i kraft.
Tolkdanmark tager persondataforordningen meget seriøst, hvorfor vi har oprettet denne informationsside, hvor du altid kan holde dig opdateret på de nyeste tiltag og få informationer om, hvad vi anvender dine data til.
Inden den 25.maj vil du som vores kunde modtage en mail med alle de informationer, du har brug for at kende til ift. persondataforordningen samt en beskrivelse af vores overordnede sikkerhedsprocedure.
Er du ansat som tolk ved Tolkdanmark, vil du ligeledes modtage en mail, hvor vi beskriver, hvordan vi passer godt på dine data.
Har du spørgsmål til persondataforordningen, er du altid velkommen til at tage kontakt til os. Vi sidder klar ved telefonerne, og vores medarbejdere er godt klædt på til at besvare dine spørgsmål.
Derudover har vi oprettet denne mailadresse, gdpr@tolkdanmark.dk, hvor I kan rette henvendelse med alle spørgsmål vedr. persondataforordningen. Vi svarer hurtigst muligt.

Denne side opdateres løbende.

De bedste hilsner,
Tolkdanmark

Seneste opdatering: 16. maj 2018 kl. 08:00


Nye IT-implementeringer: Går live d. 25. maj 2018

Adgangskode og brugernavn på bestillingsprofil
For at højne sikkerheden yderligere, vil alle login i fremtiden være bygget op omkring en To-trins verifikation. Det betyder, at du første gang, efter du logger ind d. 25. maj, vil blive spurgt om at ændre dit kodeord samt tilføje et brugernavn til din bestillingsprofil.
Det nye unikke brugernavn samt adgangskode vil i fremtiden være de to informationer, du skal anvende til at logge ind på Tolkdanmarks bookingportal. Du skal altså ikke anvende din mailadresse til at logge ind fremadrettet.
Hvis du i fremtiden glemmer dit password eller nulstiller det i din profil, vil du blive logget af samtlige devices, du er logget ind på med det gamle password.

Tolkene har fået ID
Som du måske har bemærket, er mange af tolkenes efternavne forsvundet fra bookingportalen og erstattet med et tal. Dette tal er tolkens unikke ID, som du i fremtiden skal anvende til at identificere en specifik tolk med.
Det er ikke kun dine data, men også være tolkes informationer, vi passer godt på, og derfor vil det ikke længere være muligt at se en tolks fulde navn. Det kan i starten sikkert virke forvirrende, men et godt tip er at kigge på tidligere bestillinger i din kalender, hvis du er i tvivl om, hvilket ID en specifik tolk, du tidligere har anvendt har.
Alle tolke er desuden bekendte med deres eget ID, og hvis du stadig skulle være i tvivl, så kan vores kundeservice altid hjælpe dig med at finde frem til det rigtige ID.

Vi har ændret vores cookiepolitik for bestillinger uden login
Vi har besluttet ikke at gemme cookies, når du afgiver en bestilling uden login. Det betyder, at vi ikke længere gemmer de senest indtastede oplysninger, hvorfor du ved bestilling uden login, skal afgive informationer hver gang.
Du kan med fordel oprette en loginprofil i stedet for, hvor vi gemmer alle dine stamdata, så du hurtigt og nemt kan oprette en bestilling, følge med i fremtidige bestillinger og meget mere.
Har du problemer med at oprette en profil, sidder vores kundeservice altid klar til at hjælpe.

Opdatering af Tolkdanmarks tolkeapp
Den 25. maj 2018 vil der være en ny version af Tolkdanmarks tolkeapp klar i App store samt Google Play store. Opdateringen kræver, at der oprettes et nyt password første gang der logges ind.

Seneste opdatering: 24. maj 2018 kl. 10:20


FAQ

Skal vi ikke have en databehandleraftaler?
En af de ting, der fylder meget i den nye forordning er, at man skal have databehandleraftaler, når man behandler persondata. Det er derfor korrekt, at vi skal have en databehandleraftale, men ikke med hver enkelt klinik, hospital, borgerservice etc. i Danmark.
Tolkdanmark har udarbejdet en databehandleraftaler med de regioner og kommuner, Tolkdanmark leverer tolkeydelser til, og derfor er netop I også underlagt denne databehandleraftale. Hvis I har spørgsmål til databehandleraftalen, bedes I rette henvendelse til jeres kontraktmanager.

Er I ikke underlagt en region eller en kommune, fordi I f.eks. er et privat firma, så er det korrekt, at vi skal have en databehandleraftale. Har I mod forventning ikke hørt fra os, så må I meget gerne skrive til os, så vi kan få en databehandleraftale på plads hurtigst muligt.

Hvis I er i tvivl, om I er underlagt en databehandleraftale, eller om I skal have din egen, så kontakt jeres region eller kommune, så kan de give dig svar på, hvordan I skal forholde jer.

Jeg skriver CPR og fuldt borger/patientnavn, når jeg laver bestillinger. Er det sikkert?
Ja! Det er fuldstændig sikkert for jer at angive et CPR samt et boger/patientnavn, når I afgiver en bestilling i vores booking system. Når I afgiver en bestilling igennem vores bestillingsformular, krypteres alle informationerne i transmissionen, der foregår igennem en 256 bit SSL sikker forbindelse. Først når data rammer vores krypterede database ”pakkes data ud”. Det er vigtigt at pointere, at det ikke er Tolkdanmark, der gør krav på CPR, men derimod ordregiveren, da denne information er nødvendig, når der skal faktureres i regionerne og kommunerene.

Betyder det så, at alle I Tolkdanmark kan se borgeren/patientens data?
Nej! Alle vores medarbejdere har forskellige autorisationsniveauer til vores administrationssystem, hvorfor kun udvalgte medarbejdere kan se personfølsomme data som f.eks. CPR. Derudover er CPR og fulde borger/patientnavne som udgangspunkt tilslørede. En medarbejder skal derfor anmode om at se en af ovenstående, hvorefter det logges i vores systemer, at der er tilgået personfølsomt data. Tolkdanmarks tolke har ligeledes ikke adgang til Tolkdanmarks administrationssystem, hvorfor tolkene aldrig har adgang til personfølsomt data.

Hvilke informationer giver I til tolkene?
For at værne om alle borgere/patienters data, har Tolkdanmarks tolke har kun adgang til en borger/patient fødselsdag samt fornavn. Vi har ladet os fortælle, at det kan være svært at identificere, hvilken borger/patient tolken skal tolke for, når de ikke har flere informationer, men uanset hvor meget I vrider armen om på tolken, så har tolken ikke flere informationer at give jer. Vi anbefaler, at I anvender det unikke reference ID, der er tilknyttet til hver opgave, til at identificere med i stedet for. Det er vores fælles ansvar at værne om en borger/patients data.

Hvilke informationer gemmer I og hvor?
Vi gemmer selvfølgelig kun de relevante informationer, der skal til for at dække den enkelte tolkeopgave. Alle uvedkommende informationer har vi ikke interesse i, og vores systemer er bygget op omkring princippet om dataminimering, som er en del af den nye forordning.
Vi gemmer dine data ud fra de regionale og kommunale kontrakter, vi har indgået, og efter bogføringsloven. Al data gemmes selvfølgelig også inden for EU’s grænser.

Skal jeg gøre noget?
Som udgangspunkt nej. I kan blot læne jer tilbage og være tryg ved, at vi gør alt hvad der står i vores magt for at passe rigtig godt på jeres data. Derudover kan I tænke over ikke at give os flere informationer end de højst nødvendige, når I afgiver en bestilling. Lad os væres fælles om at overholde kravet om dataminimering.

Seneste opdatering: 24. maj 2018 kl. 16:25


Vedr. oprettelse af brugernavn og nyt password

Vi har fået mange henvendelser vedr. oprettelse af brugernavn og ny adgangskode. Særligt de af jer, som anvender afdelingsmails, har spurgt meget ind til, hvordan I skal forholde jer til det nye brugernavn. Her er lidt uddybende info.

Første gang I logger ind for at bestille en tolk, vil I blive mødt af et bestillingsvindue, der ser således ud:

Mountain View

I feltet brugernavn skal I, første gang i logger ind, skrive den mail, I har været vant til at anvende, når I logger ind. I feltet adgangskode, skriver I den gamle adgangskode, I har været vant til at benytte. Herefter vil I blive mødt af følgende skærmbillede:

Mountain View

Her skal I oprette et brugernavn og en ny adgangskode. Der er ingen krav til brugernavnet ud over, at det skal være unikt. Hvis I forsøger at oprette et brugernavn, som allerede er optaget, så blokerer vores system for oprettelse. Brugernavnet er ikke case-sensitivt. Hver dog opmærksom på kravet til adgangskoden. Disse krav står skrevet på siden som vist.

Når I har oprettet det nye brugernavn samt en ny adgangskode, skal I fremover benytte brugernavnet til at logge ind med og den nye adgangskode.

Vi plejer at have samme mail men forskellige passwords i vores afdelinger?
Det er korrekt, at de af jer, som er vant til at benytte jer af afdelingsmail, har fået besked på, at I skal logge ind med samme mail, men forskellige adgangskoder, for at komme ind på jeres afdelings unikke profil. Denne procedure er anerledes, efter vi er skiftet over til brugernavne i forbindelse med GDPR. Forskellen er, at det nu er brugernavnet og ikke adgangskoden, som bestemmer, hvilken profil der logges ind på. Derfor kan I altså nu have samme adgangskode til alle jeres afdelinger, men hvert jeres brugernavn.

Hvad sker der med vores mail, når vi pludselig anvender brugernavn i stedet for?
Selvom I opretter et brugernavn, vil jeres mail forblive den samme. Uanset om I anvender afdelingslogin eller ej. I vil altså fortsat modtage bekræftelsesmails mv. på den angivne mailadresse.

Vi kan ikke huske vores gamle adgangskode
Kan du ikke huske din gamle adgangskode, så ring ind til vores kundeservice på 70 27 22 23, de kan oplyse dig om koden, så du kan få oprettet et brugernavn samt en ny adgangskode.
Du kan først anvende funktionen Glemt adgangskode efter, du har oprettet et brugernavn.

Vi plejer ikke at anvende login, når vi laver bestillinger
Flere af jer har været vant til at trykke Bestil Tolk, når I har afgivet bestillinger. Det er stadig muligt for jer, at bestille en tolk uden login, men på grund af de ændrede cookiepolitikker betyder det, at I skal indtaste jeres data hver gang I laver en bestilling. Vi anbefaler derfor, at I opretter et login. Bare klik her:

Mountain View

Vi har allerede lagt mange informationer ind i vores database, hvorfor I sikkert kan finde jeres informationer ved at søge på enten jeres EAN, Ydernummer, adresse mv. F.eks. er vores liste altid opdateret med MedComs nyeste angivelser for almen praksis i Danmark. I skal være særligt opmærksomme, hvis I anvender EAN ift. at vælge den rigtige data. Husk at der kan være mange afdelinger med det samme EAN.
Har du stadig spørgsmål til oprettelse af brugernavn og ny kode, eller synes du det hele driller, så er du altid velkommen til at ringe til vores kundeservice på 70 27 22 23.

Seneste opdatering: 01. jun 2018 kl. 11:50


Tolkdanmarks tolkeapplikation


Hvad benytter Tolkdanmark applikationen til?
Tolkdanmarks tolkeapplikation er en gratis service til alle Tolkdanmarks tilknyttede tolke. Applikationen gør det muligt for tolken at godkende nye tolkeopgaver samt få overblik over tidligere og fremtidige opgaver. Tolkens primære kommunikation, med Tolkdanmark vedrørende accept af tolkeopgaver, foregår således herigennem. Tolkeapplikation benyttes ligeledes til at afslutte tolkeopgaver elektronisk.

Hvilke personoplysninger indsamler vi?
Når man ansættes som tolk i Tolkdanmark, indsamler vi en række personlige informatione. Nogle af disse informationer anvender vi i Tolkdanmarks tolkeapplikation. Dette kan f.eks. være navn og adresse, eller hvorvidt tolken har et kørekort. Vi har minimeret den data, vi indsamler, til det allerhøjest nødvendige. Alle de informationer vi anvender i applikationen, har tolken selv fuldt overblik over igennem applikationen.

Hvordan bruger vi data?
De personoplysninger vi indsamler til Tolkdanmarks tolkeapplikation, anvender vi til at sikre, at vi kun tilbyder tolken de tolkeopgaver, tolken kan varetage. F.eks. bruger vi adresse til at finde de tolkeopgaver, der er tættest på tolkens bopæl således. Al den data vi indsamler har altså et specifikt formål. Som tolk eller kunde er du altid velkommen til at kontakte os, hvis du vil vide mere om, hvordan vi bruger din data.

Hvor gemmer vi dine data?
Al data der er tilgængelig i Tolkdanmarks tolkeapplikation, hentes i Tolkdanmarks administrationssystem, der lagres på en krypteret database. Al data gemmes selvfølgelig inden for EU’s grænser, og derudover er det kun udvalgte medarbejdere i Tolkdanmark, der kan se tolkens informationer.

Hvis tolkens data skal ændres:
Tolken har mulighed for at ændre de personoplysninger der gøres brug af i Tolkdanmarks Tolkeapplikation. Således sikre Tolkdanmark, at Tolkens data altid er opdateret. Tolkdanmark passer godt på tolkens persondata, hvorfor tolkens fulde navn ikke fremgå af tolkeapplikationen. Det er alene muligt at se tolkens fornavn og tolke-ID i applikationen.

Hvilke andre data findes der ellers i applikationen?
Tolkeopgaver på applikation vil indeholde følgende data: tolkningsadresse, borgerens fornavn og borgerens fødselsdag. Disse informationer er nødvendige for at tolken kan fremmøde ved korrekt tolkningsadresse og tolke for den korrekte borger.


Spørgsmål til Tolkdanmarks tolkeapplikation, kan altid rettes mod gdpr@tolkdanmark.dk

Seneste opdatering: 03. oct 2018 kl. 10:25





Tolk Danmark